ويُسمح بتقديم روايتين كحد أقصى لكل دار نشر.ويمكن تقديم المشاركات من قِبل المؤلف أو الناشر، بشرط أن يكون المؤلف على قيد الحياة وقت التقديم.

ووفق بلاغ صادر عن لجنة تنظيم الجائزة، فإنه من خلال ترشيح رواية، يعتبر المؤلف أو الناشر قد وافق على أنه في حال فوز الرواية، سيتم ترجمتها إلى الإنقليزية ونشرها عالميًا بواسطة دار نشر الجامعة الأمريكية بالقاهرة (AUC Press) 

. كما يُعتبر المؤلف موافقًا على المشاركة في الأنشطة الترويجية المرتبطة بالجائزة، مثل الظهور الإعلامي والسفر داخل العالم العربي.

ويجب أن يتضمن ملف الترشح

 خمس نسخ مطبوعة من الرواية المرشّحة (نسخة لكل عضو من لجنة التحكيم) ونسخة إلكترونية (PDF) من الرواية، وصورة رقمية لغلاف الكتاب، وصورة شخصية للمؤلف، وتعمير استمارة ترشّح عبر الرابط التالي:https://docs.google.com/.../1FAIpQLSdyqdHvouffJn.../viewformويجب إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني التالي:mahfouzmedal@aucegypt.edu